13 août 2025 – L’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) est à la recherche d’un consultant pour un contrat à court terme afin de conseiller sur la gestion électronique des documents et l’archivage à long terme des archives électroniques et papier.

L’ABRC a été établie en 1976 et est constituée en tant qu’organisme de bienfaisance sans but lucratif en vertu de la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif. Ses membres regroupent les 29 plus grandes bibliothèques de recherche universitaires au Canada ainsi que 3 institutions fédérales. L’ABRC assure un leadership au nom des bibliothèques de recherche du Canada et améliore leur contribution à la recherche et à l’enseignement supérieur. Elle favorise l’efficacité et la pérennité de la création, la diffusion et la préservation de connaissances, ainsi que la mise en œuvre de politiques publiques qui garantissent un accès plus vaste aux résultats de la recherche.

Gestion des documents électroniques

Actuellement, l’ABRC utilise deux solutions informatique en nuage : Google Drive (Google Docs/Sheets/Slides) pour les documents actifs et Sharepoint pour deux intranets (un sécurisé et un partagé). Les deux ont des architectures de répertoire, mais celles-ci sont tombées en désuétude par rapport à l’alignement structurel. L’échelle actuelle est : Google Drive : 24,5K fichiers, 4,3K dossiers ; Sharepoint : 140.3K fichiers stockés.

L’ABRC cherche un soutien professionnel pour optimiser son approche actuelle de gestion des documents numériques et des conseils sur la préservation à long terme de ses dossiers électroniques. Le consultant donnerait des conseils sur les meilleures pratiques contemporaines parmi les organisations à but non lucratif d’envergure similaire et fournirait des recommandations sur ce qui suit :

• politiques de gestion des dossiers et assurer la conformité avec les réglementations pertinentes
• évaluer les processus actuels de gestion documentaire, les structures des répertoires et les conventions d’attribution de noms aux fichiers, et déterminer les exigences spécifiques (peut impliquer de recommander de nouvelles solutions de gestion documentaire pour mieux répondre aux besoins de l’organisation)
• politique de rétention de haut niveau pour différents types de document
• gestion de la sécurité des informations et du stockage informatique en nuage et planification de la reprise après sinistre
• conseils sur les solutions d’archivage numérique à long terme pour assurer l’accessibilité et la préservation des dossiers électroniques
• formation essentielle pour le personnel.

Archives physiques

Avec son 50e anniversaire qui approche à grands pas, l’ABRC est en même temps à la recherche de conseils professionnels concernant ses archives physiques des cinq dernières décennies (43 boîtes). Le consultant examinerait les archives actuelles de l’ABRC et recommanderait tout changement nécessaire en ce qui concerne l’évaluation, la description et la rétention du matériel.

Calendrier du projet et exigences de soumission

Les travaux débuteront à l’automne 2025 et seront terminés d’ici la fin de l’année civile 2025.

Le budget disponible pour ce projet est limité. Les devis doivent inclure un tarif journalier et une estimation initiale du nombre de jours, ainsi qu’un CV ou des références qui documentent vos qualifications et votre expérience pertinente pour ce conseil.

Ce contrat de phase initiale vise à fournir des conseils à l’ABRC, mais pourrait mener à une phase de mise en œuvre subséquente.

Veuillez envoyer votre devis avec un bref texte d’accompagnement à avant le 28 août 2025.

Clause de non-responsabilité

Cette demande de devis n’engage pas l’ABRC à sélectionner une entreprise, à attribuer un bon de travail, à payer les frais de préparation d’une réponse, ni à obtenir des services ou des fournitures. L’ABRC se réserve le droit d’accepter ou de rejeter tout ou partie des soumissions reçues, d’annuler ou de modifier la demande de devis, en tout ou en partie, ou de modifier les directives de la demande de devis, lorsque cela est dans son intérêt.

Informations supplémentaires

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec Katherine McColgan, Directrice, administration et programmes, à .